یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در پروسه مهاجرت تحصیلی، تکمیل و ارسال مدارک جهت اخذ پذیرش تحصیلی از دانشگاه‌های خارجی است. برای تحصیل در خارج از کشور  به ویژه در مقاطع  تحصیلات تکمیلی (کارشناسی ارشد، دکترا و …)، برخلاف ایران به جای آزمون ورودی(کنکور) باید واجد شرایط خاصی باشید تا بتوانید پس از طی کردن مراحل لازم، تکمیل و ارسال مدارک اجازه‌ی ورود و پذیرش از دانشگاه مورد نظر را بگیرید.البته در برخی رشته ها و برای بعضی دانشگاه ها نیاز به شرکت در آزمون ورودی می باشد.که جواز ورود متقاضی به دانشگاه می باشد. که عبارت اند از :

۱.پاسپورت معتبر و اخذ ویزا تحصیلی : داشتن یک پاسپورت معتبر اولین شرط برای شروع پروسه مهاجرت تحصلی میباشد.شما هم برای دریافت نامه پذیرش از دانشگاه مدنظر و هم برای اخذ ویزا تحصیلی از سفارتخانه کشور مقصد بایستی پاسپورت معتبری داشته باشید.همچنین اخذ ویزا تحصیلی مجوز قانونی ورود شما به کشور مقصد خواهد بود.برای اخذ ویزا تحصیلی به جز پاسپورت مدارکی همچون( ارائه ترجمه مدارک شناسایی و هویتی،ارائه عکس پرسنلی ۳در ۴ مربوط به  شش ماه اخیر،ارائه مدرک زبان،تکمیل فرم‌ ،ارائه مدرک تحصیلی ترجمه و معادل‌سازی شده همراه ریز نمرات،ارائه نامه پذیرش تحصیلی معتبر از دانشگاه،فیش واریزی ثبت‌ نام و پرداخت ودیعه دانشگاه،ارائه تمکن مالی به میزان لازم،ارائه انگیزه نامه (SOP) و برنامه درسی  (Study Plan)،ارائه مدارک سوابق کاری و بیمه در صورت لزوم و ارائه توصیه‌نامه در صورت درخواست سفارت ) نیاز می باشد که در سطور بعدی درباره آن ها به تفضیل صحبت کرده ایم

۲.ترجمه مدرک و ریز نمرات تحصیلی : از مدارک  اصلی برای ارسال جهت اخذ پذیرش از دانشگاه، ترجمه مدارک تحصیلی است. بیشتر دانشگاه‌ها به ترجمه رسمی مدارکتان نیاز دارند، ترجمه رسمی به این معناست که مدارک تحصیلی شما توسط دارالترجمه رسمی ترجمه شده و به تایید دادگستری برسد. در بعضی از موقع بسته به دانشگاه مقصد از شما می‌خواهند تا مدارک خود را به تایید وزارت امور‌خارجه یا وزارت علوم و تحقیقات نیز برسانید. ترجمه ریزنمرات و مقطع پیشین که در آن تحصیل کرده‌اید الزامی‌است. برای پذیرش در مقطع دکترا نیاز به مدرک کارشناسی ارشد و مدرک کارشناسی،و برای پذیرش در مقطع کارشناسی ارشد نیاز است مدرک کارشناسی خود را ترجمه نمایید.همچنین برای پذیرش در مقطع کارشناسی ترجمه مدرک دیپلم ضروری است.به خاطر داشته باشید به همراه هر یک از مدارک تحصیلی ذکر شده،ترجمه ریز نمرات هم الزامی می باشد.

۳.توصیه‌نامه تحصیلی : یکی از مدارک تاثیرگذار به ویژه برای تحصیل مقاطع  تحصیلات تکمیلی توصیه‌نامه تحصیلی می باشد. توصیه‌نامه یا academic recommendation letter یک سند رسمی است که در آن یک فرد متخصص نظیر اساتید دانشگاه، مدیران و … نظر خود را در رابطه با نحوه عملکرد تحصیلی، شخصیت علمی و مهارت‌های متقاضی کالج یا دانشگاه درج می کنند. در واقع توصیه‌نامه تحصیلی نظر یک شخص باتجربه درباره‌ی سوابق تحصیلی و اثبات لیاقت و توانایی‌های شماست.

۴.رزومه تحصیلی : رزومه بایستی کلیه فعالیت‌های علمی و تحقیقاتی که تاکنون انجام داده‌اید را در بر بگیرد. رزومه تحصیلی یکی ار مدارک مهم و تاثیرگذار در اخذ پذیرش تحصیلی است که تقریبا جهت پذیرش در تمامی مقاطع امری الزامی است. در رزومه تحصیلی خود تمامی جوایز، تحقیقات، مقالات، لوح‌ها و هر آن‌چیزی که در حوزه تحصیلی خود انجام داده‌اید را باید قید کنید و در اختیار دانشگاه قرار دهید.

۵.مدرک زبان معتبر : قاطعانه میتوان گفت مدارک زبان از جمله مهم ترین مدارک مورد نیاز برای اخذ پذیرش از دانشگاه های خارجی و همچنین اخذ ویزا می باشد.شما برای که شانس تحصیل در دانشگاه های خارجی را داشته باشید،باید با مدارک زبان معتبر تسلط بر زبان کشور مقصد یا زبان تدریس را اثبات نماید.مدارک زبان آیلتس یا تافل برای زبان انگلیسی و سطح B2 یا  C1زبان های دیگر (فرانسوی،آلمانی،ایتالیایی،ترکی استانبولی و …)از جمله مهمترین این مدارک می باشند که در سطح بین المللی معتبر می باشد.

۶.انگیزه‌نامه تحصیلی (SOP): از مدارک مهم دیگر  جهت اخذ پذیرش تحصیلی می‌توان به انگیزه‌نامه تحصیلی اشاره نمود. انگیزه‌نامه تحصیلی یا بیانیه هدف (Statement of Purpose) یک مقاله‌ است که توسط فرد متقاضی تحصیل برای اخذ پذیرش از دانشگاه‌ نوشته می‌شود. از آنجا که افراد پیش از پذیرش به دانشگاه مورد نظرشان امکان ورود و مصاحبه حضوری ندارد، انگیزه‌نامه تحصیلی یک راه ارتباطی خوب و راحت بین دانشجو و کمیته پذیرش به‌حساب می‌آید. متقاضیان ورود به دانشگاه از این طریق به‌راحتی می‌توانند درباره‌ی مهارت‌ها، دانش علمی، دستاوردها خود صحبت کنند.

۷.پروپزال مقطع دکتری : ریسرچ پروپزال یا طرح تحقیقاتی از مدارک اساس و مهم برای پذیرش در مقطع دکتری محسوب میشود. ریسرچ پروپزال کمک می‌کند تا دانشگاه‌های خارجی درک  درستی از توان پژوهشی و قدرت فکری متقاضی پذیرش بدست آورند. تیم پذیرش دانشگاه بر اساس این طرح متوجه موضوع طرح، هدف و انگیزه‌ی شما از انجام پروژه، سابقه و مهارت‌های شما در این زمینه می‌شوند و با نگرش بهتری شما را در دانشگاه پذیرش خواهند کرد.

۸.فرم‌ های پذیرش دانشگاه :یکی دیگر از مدارک مهم در اپلای، پرکردن فرم پذیرش از دانشگاه است که به‌صورت فیزیکی یا آنلاین باید پر شود. در زمان انجام پروسه اپلای برای دانشجویان بین‌المللی یک فرم در اختیارشان قرار می‌گیرد (این فرم معمولا در وبسایت دانشگاه مقصد موجود است) که باید اطلاعات مورد نیاز نظیر: نام و نام‌خانوادگی، اطلاعات تماس، معدل و ریزنمرات، تجربیات کاری در حوزه تحصیل و … در آن درج شود و برای تکمیل پروسه اپلای به دانشگاه مربوطه ارسال شود. به این فرم در اصطلاح، اپلیکیشن فرم (Application Form) یا فرم درخواست پذیرش دانشگاه می‌گویند.

۹.فیش هزینه‌های پذیرش و ارزیابی مدارک : هر دانشگاه به منظور پذیرش شما نیاز به ارزیابی و بررسی مدارک شما دارد تا بتواند صلاحیت شما را جهت پذیرش تایید کند. این ارزیابی شامل پرداخت هزینه‌هایی می‌شود که مهم‌ترین آن «اپلیکیشن‌فی» است. یکی از دلایل اصلی برای دریافت اپلیکیشن فی، رسمی کردن درخواست متقاضی و هدر نرفتن زمان کارشناسان جهت بررسی مدارک است.

۱۰.نامه تمکن مالی  : نامه یا گواهی تمکن مالی یکی دیگر از مدارک مهم و اصلی در اخذ پذیرش تحصیلی به‌حساب می‌آید. علت اصلی صدور این گواهی این است که دانشگاه و سفارت کشور مورد نظر متوجه شود که شما توانایی پرداخت هزینه‌های زندگی مانند: خانه، خوراک، پوشاک، تحصیل و … خود را در کشور مقصد دارید.

۱۱.لیست مقالات ISI و سایر مقالات معتبر به چاپ رسیده : یکی دیگر از مدارک مهم و اساسی در مقاطع تحصیلی تکمیلی ( کارشناسی ارشد،دکترا ) چاپ مقالات علمی معتبر است. وقتی فردی مقالات عملی خود را در مجلات معتبر به چاپ می‌رساند صلاحیت و مهارت خود را در نگارش و سطح علمی نشان می دهد.این سری مقالات در پذیرش متقاضی نقش پر رنگی دارند.